Nachhaltig und effizient: Das papierlose Office von thyssenkrupp rothe erde Italy

Der Weg zum papierlosen Office

Ausgedruckte E-Mails gehören hier der Vergangenheit an. Seit über einem Jahrzehnt arbeiten die Kolleg:innen im italienischen Office bereits papierlos. „Es war auf jeden Fall ein Prozess. Zuerst druckten wir nur noch Dokumente aus, die wir unbedingt in Papierform brauchten, wie zum Beispiel Rechnungen oder Lieferscheine. Mit der Zeit wollten wir auch für diese Dokumente eine alternative Archivierungslösung finden und stellten auf ein digitales Dokumentenmanagementsystem um“, erzählt Lucrezia Perotti. Neben der Grundausstattung an Laptops, Tablets und Smartphones, ist das Ganze mit der Hilfe von Scannern sowie Monitoren in der Produktion und Qualitätsabteilung möglich.

Dennoch gibt es eine Ausnahme. Lieferscheine für Externe, wie Kund:innen und Lieferant:innen, sowie Exportdokumente müssen weiterhin auf Papier gedruckt werden. Daher steht in der Logistikabteilung der einzige Drucker. Insgesamt spart die Einheit so 97% des Papiers pro Jahr.

Eine große Anzahl positiver Effekte

Die Umstellung auf papierloses Arbeiten bringt ein paar Vorteile mit sich: „Wir sind auf jeden Fall effizienter geworden. Das liegt besonders daran, dass einige Aufgaben im Zusammenhang mit der Papierdokumentation wegfallen und viele Prozesse dadurch vereinfacht wurden“, erklärt Lucrezia. Durch die papierlose Arbeitsweise werden die Dokumente in elektronischer Form genutzt. Das hat auch Auswirkung auf die Zusammenarbeit zwischen den Teams: „Die Dokumente können in Echtzeit ausgetauscht, bearbeitet und kommentiert werden, ganz unabhängig vom Standort der Teammitglieder. Das verbessert nicht nur die Teamarbeit, sondern beschleunigt auch unsere Entscheidungsprozesse. Ganz im Sinne des Lean Thinking“, so Lucrezia.